Mechanizm integracji z KSeF wspiera następujące procesy obsługi faktur:

1. Wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF
2. Sprawdzanie statusów faktur sprzedażowych wystawionych w KSeF

Mechanizm integracji z KSeF NIE wspiera:

1. Odbioru faktur zakupowych
2. Zarządzania uprawnieniami użytkowników w KSeF
3. Audytu danych w KSeF

Administrator systemu LISPAT ma tylko jeden parametr konfiguracyjny w zakresie integracji z KSeF. Administrator może zdefiniować, jakiego systemu LISPAT używa w integracji: systemu produkcyjnego, czy systemu testowego, przechodząc do menu Administracja > Konfiguracja > Komunikacja > Integracje > KSeF > UseTestUrl.

• UseTestUrl = T - oznacza użycie systemu testowego KSeF
• UseTestUrl = N - oznacza użycie systemu produkcyjnego KSeF

Uwaga!

1. Jeżeli administrator nie może odszukać integracji KSeF na liście integracji, oznacza to, że w danym systemie integracja z KSeF nie została zainstalowana. W takim przypadku należy zwrócić się do dostawcy systemu o ofertę na wdrożenie integracji.
2. Do wstępnych testów integracji należy używać TYLKO systemu testowego. Każda faktura wystawiona w KSeF rodzi konsekwencje podatkowe. KSeF nie pozwala na usunięcie faktury - możliwe jest jedynie wystawienie korekty.

Nadawanie uprawnień osobom raz instytucjom realizuje się poprzez „Aplikację Podatnika” udostępnianą przez Ministerstwo Finansów. System LISPAT nie umożliwia nadawania / zmiany uprawnień do KSeF.

Integracja systemu LISPAT z KSeF będzie funkcjonowała zgodnie z opisem w niniejszym artykule tylko wtedy, gdy osoba jej używająca będzie posiadała uprawnienia KSeF do zapisu i odczytu faktur. W przeciwnym wypadku mechanizm integracji będzie zwracał błędy podczas prób jego użycia.

Użytkownik używający integracji z KSeF uwierzytelnia się przy użyciu certyfikatu.

KSeF (zgodnie z dokumentacją MF) będzie wspierał następujące typy certyfikatów:

1. Certyfikaty kwalifikowane wydane na firmę (tzw. pieczęć firmowa) zawierające numer NIP
2. Certyfikaty kwalifikowane osobiste zawierające PESEL osoby
3. Certyfikaty KSeF

Docelowe certyfikaty KSeF nie są jeszcze dostępne – Ministerstwo Finansów informuje na swojej stronie internetowej, że podatnicy będą mogli o nie występować od 1 listopada 2025 r. W tym dniu uruchomiony zostanie Moduł Certyfikatów i Uprawnień KSeF (MCU), w którym będzie można nadać użytkownikom KSeF uprawnienia, wnioskować o certyfikaty oraz je pobierać.

Certyfikat, przy pomocy którego użytkownik będzie się uwierzytelniał w KSeF musi zostać:

1. Zainstalowany w magazynie certyfikatów windows (krok 1)
2. Wskazany w LISPAT w menu Użytkownik > Edycja Profilu > Certyfikat KSeF (krok 2)

System LISPAT używa wskazanego certyfikatu w komunikacji z KSeF. System LISPAT nie sprawdza ani nie zatwierdza wskazanych certyfikatów. Jeżeli certyfikat wskazany w konfiguracji będzie prawidłowo uwierzytelniał osobę lub firmę, integracja będzie działała prawidłowo, w przeciwnym wypadku mechanizm integracji będzie zwracał błędy informujące osobę o przyczynach braku powodzenia.

Użytkownik wystawia faktury w systemie LISPAT tak samo, jak to robił do tej pory, używając menu Rozliczenia > Dokumenty. Wystawione dokumenty są widoczne na liście faktur tak samo jak do tej pory.

Uwaga!

1. Użytkownik musi szczególnie zadbać o to, aby ZOZ wybrany w fakturze miał prawidłowo wpisane dane płatnika. Mechanizm integracji z KSeF używa danych płatnika podczas wysyłania faktur do KSeF.

Integracja z KSeF dodaje na liście faktur trzy dodatkowe kolumny:

1. KSeF Wysyłanie
2. KSeF Szczegóły wysyłania
3. KSeF Ostatnia aktualizacja

Jeżeli kolumny te nie są widoczne, oznacza to, że integracja KSeF nie jest została zainstalowana. W takim przypadku należy zwrócić się do dostawcy systemu o ofertę na wdrożenie integracji.

Kolumna KSeF Wysyłanie może zawierać pięć różnych wartości:

1. Puste - faktura nie została wysłana
2. Błąd wysyłania - podjęto próbę wysyłania faktury do KSeF, ale próba nie powiodła się (powód podany w kolumnie „Szczegóły wysyłania”)
3. Wysłana - faktura przesłana do KSeF, ale brak informacji o statusie przetwarzania w KSeF (należy pobrać status faktury z KSeF - dalej w dokumentacji)
4. Odrzucona - faktura została przesłana do KSeF, ale odrzucona przez KSeF (powód podany w kolumnie „Szczegóły wysyłania”)
5. Akcept - faktura została przesłana do KSeF i zaakceptowana przez KSeF

Kolumna KSeF Szczegóły wysyłania zawiera uzupełnienie informacji podanej w kolumnie KSeF Wysyłanie.

W przypadku zaakceptowanych faktur, pole to będzie zawierało słowo 'Sukces' oraz numer KSeF nadany fakturze.

W przypadku problemów z wysyłaniem lub brakiem akceptacji faktury po stronie KSeF, kolumna ta będzie zawierała informację o przyczynie błędu. W takim przypadku użytkownik powinien naprawić błąd i spróbować wysłać fakturę do KSeF ponownie.

Potencjalne problemy uniemożliwiające wysłanie faktury do KSeF

• Nie podano NIP sprzedawcy na fakturze
• Nie podano nazwy sprzedawcy na fakturze
• Nie pdoano ulicy sprzedawcy na fakturze
• Nie podano miejscowości sprzedawcy na fakturze
• Nie podano kodu pocztowego sprzedawcy na fakturze
• Nie podano kraju sprzedawcy na fakturze
• Nie podano NIP nabywcy na fakturze
• Nie podano nazwy nabywcy na fakturze
• Nie podano ulicy nabywcy na fakturze
• Nie podano miejscowości nabywcy na fakturze
• Nie podano kodu pocztowego nabywcy na fakturze
• Nie podano kraju nabywcy na fakturze')

Potencjalne przyczyny odrzucenia faktury po stronie KSeF

• Nieprawidłowy zakres uprawnień
• Duplikat faktury
• Błąd weryfikacji semantyki dokumentu faktury
• Nieznany błąd ({statusCode})

Kolumna KSeF Ostatnia aktualizacja zawiera informację kiedy po raz ostatni użytkownik sprawdził status faktury w KSeF.

Użytkownik wysyła faktury do KSeF przez wybranie jednej lub kilku faktur i wybranie Eksport > KSeF > Wyślij faktury do KSeF.

Pomyślne wysłanie faktur do KSeF zostanie potwierdzone stosownym komunikatem oraz zmianą statusu wysyłania na 'Wysłane'.

Należy pamiętać, że status wysyłania 'Wysłane' nie jest ostatecznym statusem. Użytkownik powinien sprawdzić status faktury w KSeF.

Użytkownik sprawdza status faktur w KSeF przez wybranie jednej lub kilku faktur i wybranie Eksport > KSeF > Sprawdź status wysłanych faktur w KSeF.

Pomyślne sprawdzenie statusu faktur w KSeF zostanie potwierdzone stosownym komunikatem oraz zmianą statusu. W poniższym przykładzie pokazano faktury, które zostały odrzucone przez KSeF ze względu na przyszłą datę wystawienia faktury (niedopuszczalne w KSeF)

W takim przypadku, użytkownik powinien naprawić błędy i wysłać faktury ponownie. Poprawnie zaakceptowane faktury będą widoczne (po ponownym odświeżeniu statusu) w następujący sposób.

W kwestiach nieobjętych niniejszą dokumentacją zachęcam do zapoznania się z:

https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef/