Moduł „Przekazania materiałów” ma ułatwić przygotowanie skierowań i pojemników z materiałem do transportu ze szpitala do zakładu patomorfologii. Pracownik szpitala utworzy w nim pakiet, opcjonalnie sprawdzi jego zawartość, wygeneruje wykaz materiałów do podpisu i odnotuje wydanie pakietu osobie przewożącej.

Pakiet może obejmować wiele skierowań z różnych oddziałów. Każde skierowanie trafia do niego razem ze wszystkimi przypisanymi do niego materiałami. Materiałów jednego skierowania nie dzieli się między pakiety. Jeden pakiet może być przewożony w więcej niż jednym fizycznym kontenerze.

Dostęp będzie nadawany poprzez osobne uprawnienie „Logistyk”, niezależne od dotychczasowych ról lekarza, sekretarki, księgowego czy dyrektora. Użytkownik zobaczy pakiety i szkice dotyczące ZOZ, do których ma dostęp w tej roli. Jeżeli ma dostęp do więcej niż jednego ZOZ, przed wyświetleniem danych wybierze właściwy ZOZ. Przy jednym ZOZ wybór nastąpi automatycznie. Wybrany ZOZ pozostanie widoczny podczas pracy, a wybór będzie obowiązywał do końca sesji.

• Szkic — pakiet w przygotowaniu. Można dodawać i usuwać skierowania oraz sprawdzać materiały. Wydruk nie jest dostępny.
• Zamknięty — skład pakietu jest zatwierdzony, a wykaz można wydrukować. Przed wydaniem pakiet można ponownie otworzyć jako szkic lub anulować.
• Wydany — pakiet przekazano osobie przewożącej. Nie można już zmieniać jego składu, ponownie go otwierać ani anulować.
• Przyjęty — odnotowano przyjęcie pakietu w zakładzie patomorfologii po dostarczeniu przez osobę przewożącą.
• Anulowany — pakiet wycofano przed wydaniem. Skierowania są ponownie dostępne do dodania do innych pakietów, a informacja o anulowaniu pozostaje w historii.

Nowy pakiet rozpoczyna się jako szkic. Szpital będzie mógł nadać mu także własny numer listy, niezależny od numeru przydzielanego przez LISPAT. Skierowania będzie można dodawać na trzy sposoby:

• przez zeskanowanie kodu skierowania — do pakietu trafi skierowanie wraz z listą jego materiałów;
• przez zeskanowanie kodu pojemnika — do pakietu trafi skierowanie, do którego należy pojemnik, wraz z listą jego materiałów; zeskanowany pojemnik zostanie od razu oznaczony jako skontrolowany;
• przez ręczny wybór jednego lub wielu skierowań dostępnych do dodania. Lista będzie uporządkowana od najnowszych i będzie można ją filtrować według oddziału oraz daty utworzenia skierowania.

W szkicu będzie można usuwać skierowania wraz z przypisanymi do nich materiałami. Pozwoli to wycofać całe skierowanie z przygotowywanej wysyłki, na przykład gdy nie uda się odnaleźć jednego z jego pojemników. Takie skierowanie będzie można później dodać do innego pakietu.

Szkice będą zapisywane automatycznie, aby użytkownik nie stracił wykonanej pracy po przerwaniu sesji. Użytkownicy danego ZOZ zobaczą listę szkiców i będą mogli przejąć dostępny szkic do dalszej pracy. Odrzucić szkic będzie mógł jego aktualny właściciel. Szkic nie będzie dostępny do wydruku.

Szkic aktywnie edytowany przez jedną osobę będzie chroniony przed przejęciem i zmianą przez innych użytkowników. Po świadomym zakończeniu edycji ochrona zostanie zwolniona od razu. Po automatycznym wylogowaniu z powodu bezczynności pozostanie jeszcze przez 15 minut, aby użytkownik mógł wrócić do przerwanej pracy.

Jeśli skierowanie znajduje się już w innym szkicu tego samego ZOZ, system poinformuje o tym użytkownika. Po zwolnieniu ochrony szkicu źródłowego będzie można, po wyraźnym potwierdzeniu, przenieść całe skierowanie wraz ze wszystkimi materiałami do bieżącego szkicu. Operacja pozostanie w historii obu szkiców. Obecność przeniesionych pojemników będzie wymagała ponownego potwierdzenia w nowym pakiecie.

Kontrola zawartości będzie polegała na zeskanowaniu czytnikiem kodów kreskowych wszystkich pojemników z materiałem znajdujących się w kontenerze lub kolejno do niego pakowanych. Jeżeli pakiet obejmuje kilka kontenerów, kontrola obejmie materiały we wszystkich tych kontenerach. Pozwoli to potwierdzić obecność pojemników przewidzianych w pakiecie. Na ekranie pracownik zobaczy materiały oczekujące na skanowanie oraz materiały już zeskanowane. Po odczytaniu kodu pojemnik przejdzie na listę skontrolowanych. System pokaże postęp, na przykład „Skontrolowano 8 z 12 pojemników”.

Pojemnik dodany do pakietu przez zeskanowanie jego kodu będzie od razu uznany za skontrolowany. Pojemniki dodane wraz ze skierowaniem lub przez ręczny wybór pozostaną nieskontrolowane do czasu odczytania ich własnych kodów. Przy błędnym lub nieoczekiwanym skanie użytkownik otrzyma wyraźny komunikat i odmienny sygnał dźwiękowy.

Kontrolę można kontynuować także po zamknięciu pakietu, do chwili jego wydania. Dodanie nowych pozycji do szkicu nie unieważni kontroli materiałów, które już w nim były. Nowe pojemniki będą wymagały sprawdzenia.

Kontrola jest opcjonalna. Pakiet będzie można zamknąć i wydać także bez skanowania pojemników. System zachowa rzeczywisty wynik kontroli i nie oznaczy nieskanowanych materiałów jako sprawdzonych. Przed wydaniem pokaże informację o liczbie nieskontrolowanych pojemników i poprosi o potwierdzenie. Brak skanu oznacza brak potwierdzenia obecności, a nie stwierdzenie fizycznego braku materiału.

Zamknięcie pakietu zatwierdza jego skład, przydziela numer przy pierwszym zamknięciu i umożliwia pobranie wykazu w formacie PDF. Nie oznacza, że wszystkie pojemniki zostały skontrolowane.

Dopóki pakiet nie został wydany, będzie można go otworzyć ponownie jako szkic, zmienić jego skład i ponownie zamknąć. Pakiet zachowa swój numer. Zmiany danych widocznych na wydruku spowodują powstanie nowej wersji wykazu, aby można było odróżnić aktualny dokument od wcześniej wydrukowanego.

Zamknięty, niewydany pakiet będzie można również anulować z podaniem powodu. Skierowania z anulowanego pakietu wrócą do puli dostępnych do dodania, a informacja o anulowaniu pozostanie w historii.

Przy wydaniu zostaną odnotowane osoba przekazująca, imię i nazwisko osoby odbierającej oraz data i godzina przekazania. Odbierającym może być kurier zewnętrzny lub pracownik szpitala albo zakładu patomorfologii. Wydanego pakietu nie będzie można ponownie otworzyć, zmieniać jego składu ani anulować.

PDF będzie zawierał numer i wersję pakietu, własny numer listy szpitala, dane szpitala i zakładu patomorfologii oraz pozycje ułożone w strukturze skierowania i przypisane do nich materiały. Przy pozycjach znajdą się identyfikatory skierowań i pojemników, data skierowania, oddział, opis materiału, data pobrania oraz wynik kontroli. Dokument będzie również zawierał podsumowanie liczby skierowań i materiałów oraz miejsca na podpisy przekazującego i odbierającego.

Wykaz ma służyć szpitalowi, osobie przewożącej materiały i zakładowi patomorfologii jako wspólny dokument rozliczający zawartość pakietu. Na wydruku pozostanie imię pacjenta; nazwisko i PESEL nie będą drukowane. Kod Data Matrix przy skierowaniu będzie zawierał jego identyfikator techniczny. Każda strona będzie oznaczona numerem pakietu i numerem strony.

Dokumenty będą przechowywane w systemie. Ponowne pobranie wykazu bez zmian w pakiecie zwróci tę samą wersję PDF. Zmiana danych widocznych na wydruku, w tym składu, wyniku kontroli lub osób uczestniczących w przekazaniu, spowoduje powstanie nowej wersji. Wcześniejsze wersje pozostaną zachowane. Wydruk będzie dostępny dla pakietów zamkniętych, wydanych i przyjętych w zakładzie.

Pod wykazem znajdą się miejsca na odręczne podpisy, z nazwiskami osób wskazanych dla danego przekazania. Osoba przekazująca na zapisanej wersji dokumentu nie zmieni się tylko dlatego, że wykaz pobierze inny użytkownik.

Moduł udostępni listę pakietów z podziałem na strony i możliwością otwarcia szczegółów. Lista pokaże numer i wersję pakietu, własny numer listy szpitala, datę i godzinę utworzenia, autora, status, liczbę skierowań i materiałów, postęp kontroli oraz informacje o wydaniu i osobie odbierającej. Zestawienie pozwoli odróżnić szkice od pakietów zamkniętych, wydanych, przyjętych i anulowanych.

Instrukcja obsługi modułu przekazania materiałów