Mechanizm skanowania zbiorczego wykorzystuje kody kreskowe nalepione / nadrukowana na dokumencie celem rozpoznania skierowania / badania do których dokumenty przynależą.

Mechanizm wykorzystuje następującą logikę przypisywania dokumentów do skierować / badań:

1. strona z prawidłowo wykrytym i rozpoznanym kodem kreskowym rozpoczyna dokument przypisywany do skierowania / badania.
2. strony bez kodu kreskowego (lub z nierozpoznanym kodem kreskowym) stają się kolejnymi stronami do ostatnio rozpoznanej strony / dokumentu

Zastosowana logika powoduje, że:

1. system bardzo szybko rozpoznaje i przypisuje dokumenty do skierowań / badań
2. system jest podatny na błędy jeżeli dokumenty zostaną podane do skanera w złej kolejności lub też kody kreskowe będą złej jakości czy też nieprawidłowo przyklejone.

Użytkownik może zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, przez:

1. prawidłowe ułożenie dokumentów do skanowania (dokument z kodem kreskowym powinien być podawany do skanera jako pierwszy. strony bez kodu kreskowego jako kolejne)
2. prawidłowo aplikując kod kreskowy na dokument
3. prawidłowo podając dokumenty do skanera

Jak prawidłowo aplikować kod kreskowy na dokument?

1. naklejać kod kreskowy w narożniku, równolegle do krawędzi
2. unikać naklejania po ukosie
3. nie naklejać etykiet, na których kod kreskowy jest uszkodzony czy przetarty

Jak prawidłowo podawać dokumenty do skanera?

1. dbać o to, żeby dokumenty przechodziły przez skaner prosto (nie były skrzywione)

Pomimo staranności, może się zdarzyć, że kod kreskowy na dokumencie nie zostanie prawidło rozpoznany, co może skutkować przypisaniem dokumentu do nieprawidłowego skierowania / badania.

Z tej przyczyny, użytkownik ZANIM naciśnie przycisk Zapisz powinien sprawdzić, czy dokumenty zostały prawidłowo rozpoznane.

Użytkownik może to rozpoznać, obserwując pola „Badanie” i „Skierowanie” powyżej zeskanowanych dokumentów (jak na rysunku). Możliwe sytuacje to:

1. pola nie są wypełnione
2. pola zawierają błędne dane (numery) skierowań / badań

… w takim przypadku użytkownik powinien podjąć działanie celem skorygowania błędnych danych.

Użytkownik może skorygować błędne dane używając opcji w menu podręcznym, dostępnym pod prawym przyciskiem myszki.