System LISPAT umożliwia monitorowanie należności za wystawione faktury.

Monitorowanie należności może być realizowane na dwa sposoby:

1. Ręcznie
2. Przez import zestawienia operacji bankowych

Ręczne monitorowanie należność realizowane jest w oknie wystawiania faktur Menu Rozliczenia –> Dokumenty.

Lista faktur posiada dwie kolumny, stosowane w monitorowaniu należności: Zapłacono oraz Do zapłaty.

Kolumna 'Zapłacono' przechowuje sumaryczną kwotę wpłat z tytułu określonej faktury. Zapłacone kwoty wprowadzane są przez użytkownika ręcznie, lub automatycznie przez import operacji bankowych

Kolumna 'Do zapłaty' wyliczana jest przez odjęcie 'Zapłacono' od wartości brutto faktury. Komórki kolumny 'Do zapłaty' są kolorowane na:

1. Żółto, gdy należność jest przeterminowana o mniej niż 14 dni względem terminu płatności
2. Czerwono, gdy należność jest przeterminowana o więcej niż 14 dni względem terminu płatności

Użytkownik ma możliwość zarejestrowania wpłaty manualnie przez:

1. kliknięcie prawym przyciskiem myszy na liście faktur i wybranie 'Zaksięguj płatność'
2. lub przez kliknięcie przycisku powyżej listy faktur

Dodatkowo użytkownik ma możliwość sprawdzenie listy wpłat do określonej faktury przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na liście faktur i wybranie 'Pokaż wpłaty'.

W przypadku wybranych banków, system LISPAT ma możliwość zaimportowania listy operacji na rachunku i automatycznego zaksięgowania wpłat znajdujących się na wyciągu.

Mechanizm importu operacji bankowych znajduje się w menu 'Rozliczenia –> 'Wyciągi bankowe'.

Okno importu wyciągów bankowych zostało pokazane na rysunku poniżej. Zawiera ono dwie części:

1. lewą, zawierającą listę zaimportowanych wyciągów
2. oraz prawę, zawierającą listę zaimportowanych operacji

Lista operacji (po prawej), zawiera wszystkie operacje (nie tylko te, do wybranego wyciągu), chyba że użytkownik zmienił ustawienia filtrów ponad listą operacji.

Import wyciągu następuje przez kliknięcie przycisku 'Dodaj' ponad listą wyciągów. Użytkownik wskazuje plik z operacjami na dysku komputera oraz bank z którego plik pochodzi.

Procedura importu umieszcza poszczególne transakcje na liście operacji oraz wykonuje ich analizę celem zaksięgowania wpłat do poszczególnych faktur

      1. Sprawdzenie, czy tytuł płatności zawiera numer faktury.

Jeżeli tytuł płatności zawiera jeden lub więcej numerów faktur, procedura sprawdza każdy z nich po kolei i w drugiej kolejności, rozksięgowuje kwotę na poszczególne numery faktur, do maksymalnej wartości faktur oraz kwoty.

Jeżeli wartość faktur jest wyższa niż wpłacona kwota, faktury pozostają nie do końca opłacone.

Jeżeli wartość faktur jest niższa niż wpłacona kwota, kwota pozostaje nie do końca rozksięgowana i może być analizowana w kroku 2

      2. Przypisanie wpłat do ZOZ na podstawie numerów źródłowych rachunków bankowych

Jeżeli wpłata nastąpiła z rachunku bankowego przypisanego do określonego ZOZ, cała kwota zostaje przypisana do ZOZ

      3. Księgowanie na wszystkie pozostałe nieopłacone faktury

Jeżeli wpłata została przypisana do ZOZ na podstawie numeru rachunku bankowego, LISPAT rozksięgowuje wpłatę na wszystkie faktury wystawione na ZOZ, które jeszcze nie zostały opłacone.

Z oczywistych przyczyn, część wpłat nie zostanie zaksięgowana ze względu na niemożliwość automatycznego przypisania ich do ZOZ i / lub faktur.

W takim przypadku użytkownik powinien wykonać rozksięgowania pozostałych wpłat ręcznie wg procedury opisanej poniżej (uwaga - ta część procedury monitorowania należności nie jest 'Ręcznym' monitorowaniem należności opisanym w punkcie #1 niniejszego artykułu.

Użytkownik powinien zwrócić uwagę, że kwoty wpłacone, które nie zostały rozksięgowane na faktury są podświetlone w oknie 'Wyciągów bankowych', na 'Liście operacji' na żółto. Te operacje wymagają ręcznego rozksięgowania.

Ręczne rozksięgowanie kwoty odbywa się przez dwukrotne kliknięcie w komórkę z kwotą operacji. Użytkownik zostanie poproszony o wybranie faktury do której księguje wpłatę.

Rozksięgowane kwoty widoczne są w kolumnie 'Zaksięgowano'. Dwukrotne kliknięcie w komórkę w rozksięgowaną kwotą, otworzy okno z listą faktur, na którą kwota została rozksięgowana.

W momencie, gdy kwota z przelewu zostanie zaksięgowana na określoną fakturę, numer źródłowego rachunku bankowego tej wpłaty zostanie automatycznie przypisany do ZOZ - płatnika faktury - i stosowany w kolejnych operacjach.