====== Integracja z KSeF ====== Mechanizm integracji z KSeF **wspiera** następujące procesy obsługi faktur: - Wystawianie faktur sprzedażowych w KSeF - Sprawdzanie statusów faktur sprzedażowych wystawionych w KSeF Mechanizm integracji z KSeF NIE wspiera: - Odbioru faktur zakupowych - Zarządzania uprawnieniami użytkowników w KSeF - Audytu danych w KSeF ===== Konfiguracja integracji z KSeF ===== Administrator systemu LISPAT ma tylko jeden parametr konfiguracyjny w zakresie integracji z KSeF. Administrator może zdefiniować, jakiego systemu LISPAT używa w integracji: systemu produkcyjnego, czy systemu testowego, przechodząc do menu Administracja > Konfiguracja > Komunikacja > Integracje > KSeF > UseUrl. * UseUrl = D - oznacza użycie przedprodukcyjnej wersji systemu KSeF (Demo) * UseUrl = T - oznacza użycie systemu testowego KSeF * UseUrl = P - oznacza użycie systemu produkcyjnego KSeF Uwaga! - Jeżeli administrator nie może odszukać integracji KSeF na liście integracji, oznacza to, że w danym systemie integracja z KSeF nie została zainstalowana. W takim przypadku należy zwrócić się do dostawcy systemu o ofertę na wdrożenie integracji. - Do wstępnych testów integracji należy używać TYLKO systemu testowego. Każda faktura wystawiona w KSeF rodzi konsekwencje podatkowe. KSeF nie pozwala na usunięcie faktury - możliwe jest jedynie wystawienie korekty. ===== Nadawanie uprawnień do KSeF ===== Nadawanie uprawnień osobom raz instytucjom realizuje się poprzez "Aplikację Podatnika" udostępnianą przez Ministerstwo Finansów. System LISPAT nie umożliwia nadawania / zmiany uprawnień do KSeF. Integracja systemu LISPAT z KSeF będzie funkcjonowała zgodnie z opisem w niniejszym artykule tylko wtedy, gdy osoba jej używająca będzie posiadała uprawnienia KSeF do zapisu i odczytu faktur. W przeciwnym wypadku mechanizm integracji będzie zwracał błędy podczas prób jego użycia. ===== Uwierzytelnienie w KSeF ===== Użytkownik używający integracji z KSeF uwierzytelnia się przy użyciu certyfikatu. KSeF (zgodnie z dokumentacją MF) będzie wspierał następujące typy certyfikatów: - Certyfikaty kwalifikowane wydane na firmę (tzw. pieczęć firmowa) zawierające numer NIP - Certyfikaty kwalifikowane osobiste zawierające PESEL osoby - Istnieje możliwość wykorzystania certyfikatów KSeF wystawiane z poziomu aplikacji podatnika KSeF, jednak certyfikaty te wymagają konwersji do wersji PFX (P12), co jest zadaniem wymagąjącycm fachowej wiedzy Certyfikat, przy pomocy którego użytkownik będzie się uwierzytelniał w KSeF musi zostać: - Zainstalowany w magazynie certyfikatów windows (krok 1) - Wskazany w LISPAT w menu Użytkownik > Edycja Profilu > Certyfikat KSeF (krok 2) System LISPAT używa wskazanego certyfikatu w komunikacji z KSeF. System LISPAT nie sprawdza ani nie zatwierdza wskazanych certyfikatów. Jeżeli certyfikat wskazany w konfiguracji będzie prawidłowo uwierzytelniał osobę lub firmę, integracja będzie działała prawidłowo, w przeciwnym wypadku mechanizm integracji będzie zwracał błędy informujące osobę o przyczynach braku powodzenia. ===== Wystawianie faktur ===== Użytkownik wystawia faktury w systemie LISPAT tak samo, jak to robił do tej pory, używając menu Rozliczenia > Dokumenty. Wystawione dokumenty są widoczne na liście faktur tak samo jak do tej pory. Uwaga! - Użytkownik musi szczególnie zadbać o to, aby ZOZ wybrany w fakturze miał prawidłowo wpisane dane płatnika. Mechanizm integracji z KSeF używa danych płatnika podczas wysyłania faktur do KSeF. - W przypadku, gdy w danych faktury wymagane jest ujęcie danych odbiorcy usługi (jako podmiot 3), użytkownik ma możliwość zdefiniowania podmiotu 3 w dodatkowej ramce dostępnej na zakładce Płatnik w oknie edycji ZOZ. - Podczas wystawiania faktur korygujących, użytkownik powinien zadbać, aby prawidłowo [[przypisać datę ujęcia różnicy (w dacie oryginalnej faktury / w dacie faktury korygującej)]]. ===== Wysyłanie faktur do KSeF ===== Integracja z KSeF dodaje na liście faktur trzy dodatkowe kolumny: - KSeF Wysyłanie - KSeF Szczegóły wysyłania - KSeF Ostatnia aktualizacja Jeżeli kolumny te nie są widoczne, oznacza to, że integracja KSeF nie jest została zainstalowana. W takim przypadku należy zwrócić się do dostawcy systemu o ofertę na wdrożenie integracji. === KSeF Wysyłanie === Kolumna **KSeF Wysyłanie** może zawierać pięć różnych wartości: - Puste - faktura nie została wysłana - Błąd wysyłania - podjęto próbę wysyłania faktury do KSeF, ale próba nie powiodła się (powód podany w kolumnie "Szczegóły wysyłania") - Wysłana - faktura przesłana do KSeF, ale brak informacji o statusie przetwarzania w KSeF (należy pobrać status faktury z KSeF - dalej w dokumentacji) - Odrzucona - faktura została przesłana do KSeF, ale odrzucona przez KSeF (powód podany w kolumnie "Szczegóły wysyłania") - Akcept - faktura została przesłana do KSeF i zaakceptowana przez KSeF === KSeF Szczegóły wysyłania === Kolumna **KSeF Szczegóły wysyłania** zawiera uzupełnienie informacji podanej w kolumnie **KSeF Wysyłanie**. W przypadku zaakceptowanych faktur, pole to będzie zawierało słowo 'Sukces' oraz numer KSeF nadany fakturze. W przypadku problemów z wysyłaniem lub brakiem akceptacji faktury po stronie KSeF, kolumna ta będzie zawierała informację o przyczynie błędu. W takim przypadku użytkownik powinien naprawić błąd i spróbować wysłać fakturę do KSeF ponownie. Potencjalne problemy uniemożliwiające wysłanie faktury do KSeF * Nie podano NIP sprzedawcy na fakturze * Nie podano nazwy sprzedawcy na fakturze * Nie pdoano ulicy sprzedawcy na fakturze * Nie podano miejscowości sprzedawcy na fakturze * Nie podano kodu pocztowego sprzedawcy na fakturze * Nie podano kraju sprzedawcy na fakturze * Nie podano NIP nabywcy na fakturze * Nie podano nazwy nabywcy na fakturze * Nie podano ulicy nabywcy na fakturze * Nie podano miejscowości nabywcy na fakturze * Nie podano kodu pocztowego nabywcy na fakturze * Nie podano kraju nabywcy na fakturze') Potencjalne przyczyny odrzucenia faktury po stronie KSeF * Nieprawidłowy zakres uprawnień * Duplikat faktury * Błąd weryfikacji semantyki dokumentu faktury * Nieznany błąd ({statusCode}) === KSeF Ostatnia aktualizacja === Kolumna **KSeF Ostatnia aktualizacja** zawiera informację kiedy po raz ostatni użytkownik sprawdził status faktury w KSeF. {{::ksef-kolumny.png|}} Użytkownik wysyła faktury do KSeF przez wybranie jednej lub kilku faktur i wybranie Eksport > KSeF > Wyślij faktury do KSeF. {{::ksef-wyslij.png|}} Pomyślne wysłanie faktur do KSeF zostanie potwierdzone stosownym komunikatem oraz zmianą statusu wysyłania na 'Wysłane'. {{::ksef-wyslane.png|}} Należy pamiętać, że status wysyłania 'Wysłane' nie jest ostatecznym statusem. Użytkownik powinien sprawdzić status faktury w KSeF. ===== Sprawdzanie statusu faktur w KSeF ===== Użytkownik sprawdza status faktur w KSeF przez wybranie jednej lub kilku faktur i wybranie Eksport > KSeF > Sprawdź status wysłanych faktur w KSeF. {{::ksef-sprawdz.png|}} Pomyślne sprawdzenie statusu faktur w KSeF zostanie potwierdzone stosownym komunikatem oraz zmianą statusu. W poniższym przykładzie pokazano faktury, które zostały odrzucone przez KSeF ze względu na przyszłą datę wystawienia faktury (niedopuszczalne w KSeF) {{::ksef-odrzucone.png|}} W takim przypadku, użytkownik powinien naprawić błędy i wysłać faktury ponownie. Poprawnie zaakceptowane faktury będą widoczne (po ponownym odświeżeniu statusu) w następujący sposób. {{::ksef-akcept.png|}} ===== Potencjalne problemy z integracją KSeF ===== ^Problem^Potencjalna przyczyna^ |Opcje integracji z KSeF nie są widoczne w systemie LISPAT|Integracja z KSeF nie została zainstalowana. W takim przypadku należy zwrócić się do dostawcy systemu o ofertę na wdrożenie integracji.| |Skąd wziąć certyfikat uwierzytelniający w KSeF|Zgłosić się do firm oferujących certyfikaty kwalifikowane, lub wygenerować w KSeF (i przekształcić do formy, którą można będzie zainstalować w systemie windows)| |Mam certyfikat, ale wciąż nie mogę wysłać faktur do KSeF|Najbardziej prawdopodobną przyczyną jest to, że numer PESEL wskazany w certyfikacie nie został uprawniony w KSeF do wystawiania / odczytu faktur| |Po długim czasie nieaktywności mam problem z wysłanie faktur do KSeF / pobraniem ich statusu|Może to być związane z wygaśnięciem sesji użytkownika w KSeF. Użytkownik może wybrać opcje Eksport > KSeF > Zaloguj ponownie w KSeF. Jeżeli to nie pomoże, sugerowane jest ponowne uruchomienie programu LISPAT.| |Nie mogę usunąć faktury, która została wysłana do KSeF|System LISPAT uniemożliwia skasowanie faktury, która została wysłana do KSeF i nie jest znany jej status, oraz faktur, które zostały wysłane do KSeF i zostały zaakceptowane w KSeF. Faktury przesłane i odrzucone przez KSeF mogą zostać skasowane przez użytkownika| W kwestiach nieobjętych niniejszą dokumentacją zachęcam do zapoznania się z: [[https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/]]